Moin zusammen!
Geht es Ihnen wie mir: Kreativität steht in Sachen Kommunikation ganz vorne und das macht einfach Spaß?! Prozesse und Strukturen sind dagegen notwendig, aber wenig sexy? Und Sie können die Begriffe Effizienz und Effektivität im Zusammenhang mit Kommunikation eigentlich nicht mehr hören?
Ok, das könnten wir also abhaken, oder? Das Problem: Chefetagen und Controller lieben Effektivität und Effizienz. Und diese beiden „E’s“ sind ganz ohne Prozesse und Strukturen nur schwer zu erreichen. Gibt es keine Prozesse und allseits bekannte Grundregeln, sind dauerhafte Feuerwehreinsätze die Folge – und oft die Regel.
Die gute Nachricht ist: Es gibt eine Lösung, Kreativität mit Prozessen und Strukturen so zu verbinden, dass das Ganze noch Spaß machen kann. Und diese Lösung sieht so aus:
Verbinden Sie den Ansatz des Kommunikationskreislaufs mit den Grundregeln der Integrierten Kommunikation und formen so ein unschlagbares Duo.
In diesem Blogbeitrag haben wir den Kommunikationskreislauf skizziert. Nun beschäftigen wir uns mit der „Integrierten Kommunikation“. Die lässt sich ganz pragmatisch etwa so erklären:
- Ein Thema wird mit denselben definierten Kernbotschaften („Key Messages“) über ausgewählte Formate und Kanäle an interne wie externe Zielgruppen („Stakeholder“) adressiert.
Klingt ganz einfach. Praktiker wissen aber, dass sich das im Unternehmensalltag nicht immer 1:1 umsetzen lässt. Es gibt eine ganze Reihe von Fragen dazu, zum Beispiel:
- Müssen alle Themen integriert kommuniziert werden?
- Was ist, wenn ich von meinem Chef ein eiliges Thema bekomme?
- Schränken mich „Prozesse“ nicht zu sehr ein?
Es muss also in der Integrierten Kommunikation darum gehen, „graue Theorie“ pragmatisch in den Alltag zu übertragen. Dabei ist es wichtig, sich innerhalb der Kommunikations-Organisation, aber auch mit anderen Fachabteilungen auf einige Grundregeln und Vorgehensweisen zu einigen. So wissen alle Beteiligten, wie Abläufe aussehen und wer für was zuständig ist. Gleichzeitig ist der Prozess flexibel genug, um kreativen Freiraum und Zeit für Eiliges zu schaffen.
Ohne einfache Prozesse und allseits bekannte Grundregeln sind dauerhafte Feuerwehreinsätze die Folge – und oft die Regel.
Aber wie können solche einfachen Prozesse und Regeln aussehen? Dafür gibt es keine Patentlösung, aber es gibt einige wichtige Fragen, um das für die eigene Organisation zu klären:
- Woher bekommen Sie bzw. Ihr Chef/Ihre Chefin die Kommunikationsthemen bzw. ‑aufgaben?
- Gibt es mit Ihren Themen-Quellen bzw. denen Ihres Chefs/Ihrer Chefin einen regelmäßigen Austausch?
- Wer übernimmt in Ihrem Team welches Thema (Planung/Realisierung) für welche Zielgruppe (integriert, externe Zielgruppen, interne Zielgruppen) und warum?
- Mit welchen Abteilungen arbeiten Sie bei der Kommunikationsplanung in der Regel zusammen?
- Mit welchen dieser Abteilungen gibt es einen regelmäßigen Austausch?
- Wer ist in Ihrem Team für die Content-Produktion zuständig?
- Wo generieren sie, bzw. die zuständigen Teammitglieder oder auch externe Dienstleister, die wesentlichen Content-Elemente für Ihre Kommunikation?
- Wie und mit wem stimmen Sie die produzierten Inhalte ab, wer gibt sie wann zur Verwendung frei?
Grundsätzlich sieht der Themenplanungsprozess etwa so aus:
Hilfreich sind außerdem nicht nur Fragen, mit welchen Abteilungen Sie zusammenarbeiten, sondern auch WIE sie das tun:
- Erfahren Sie von einem Thema häufiger als Ihnen lieb ist zufällig/auf Zuruf oder durch ein Gespräch in der Kantine von einem wichtigen Thema?
- Erfahren andere Abteilungen von einem Thema, an dem Sie arbeiten, häufiger als denen lieb ist zufällig/auf Zuruf oder durch ein Gespräch in der Kantine?
Wenn Sie sich diese und einige andere Fragen ehrlich beantworten, stoßen Sie ganz automatisch auf die nächste Fragestufe: Wer ist hier eigentlich für was verantwortlich?
Dafür gibt es ein sehr einfaches Grundraster aus „Rollen und Verantwortlichkeiten“ (EN: Roles & Responsibilities). Und wie man das relativ einfach und trotzdem sauber strukturieren kann, damit beschäftigen wir uns in einem weiteren Blogbeitrag.
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